Складът ви работи срещу Вас?

Данните казват „да“

Ако вашите складови разходи растат, а ефективността пада, виновникът може да не е ленив персонал или липса на технологии, а нещо много по-просто: хаотично подреждане на стоките. 

Данни на консултантски фирми и отраслови асоциации разкриват неприятна истина: 

средно 60% от времето на служителите се губи в придвижване от складова клетка до следващата, 1-2% от инвентара „изчезва“ поради лоша организация, а всяка 100-та поръчка съдържа поне една грешка или направо не може да се открие необходимия артикул. Това са не просто статистики, а директна загуба на печалбата. В тази статия ще разберете как тези числа се отнасят за Вашия бизнес и как да ги обърнете във Ваша полза.

1. Разходите, свързани с търсене, събиране и придвижване -неефективност на труда

Едно от най-директните въздействия на лошото подреждане на стоките е времето, което служителите губят в търсене и събиране на артикули.

• Средно работниците в склада могат да прекарат до 50-70% от времето си в придвижване до складовите клетки от които да събират необходимите за изпълнение на поръчката артикули или в търсене на същите.

• Това е основно заключение в изследванията в областта на логистиката. Проучване в „International Journal of Production Research“ със заглавие "Order picking in warehouses: Productivity and ergonomics" потвърждава, че събирането на поръчки е най-трудоемката операция, която отнема 55-65% от общите оперативни разходи на склада, а времето за придвижване е нейният най-сериозен компонент.

Извод: Лошата организация на складовото пространство директно води до по-високи разходи за труд и по-ниска производителност.

2. Проблемът с неправилно складираните и „изгубени“ запаси

Неефективната организация води до „загуба“ на артикули в склада, въпреки че те са физически налице (най-вероятно)

• Годишният „DC Measures Report на Warehousing Education and Research Council (WERC)“ постоянно показва, че средният процент на „свиване“ на запасите (който включва артикули, които са неправилно складирани, повредени или други необясними загуби) е значителен разход. Въпреки че конкретните цифри често са част от платения доклад, отраслови анализи, базирани на него, посочват нива от 1-2% от общата стойност на запасите.

• „Warehousing Education and Research Council (WERC). Докладът DC Measures Report“ е основният отраслов стандарт за производителността на дистрибуционните центрове.

Извод: За голям склад това може да представлява милиони левове в инвестиран капитал и пропуснати продажби, поради това, че продуктите се складират на грешното място и стават практически неоткриваеми и непродаваеми.

3. Въздействието върху точността на поръчките

Неправилно събиране на поръчки, дължащо се на объркване или на това, че взаимо-свързани артикули не се съхраняват близо едни до други, е основен проблем.

• Средният процент на точност на поръчките за повечето складове е ключов показател (KPI), следен в доклада на WERC, обикновено цитиран между 97-99.5%. Въпреки че това звучи високо, точност от 98% означава, че 2 от всеки 100 поръчки съдържат грешка.

Извод: Всяка грешка струва пари за повторна пратка, обработка на връщанията, усилия на обслужването на клиенти и потенциална загуба на лоялността на клиентите.

4. Обемът на „изгубеното“ време за придвижване

Редица изследвания са определили измеримо допълнително разстояние, необходимо да бъде изминато поради не-оптимизирано разположение на артикулите в складовото пространство.

• Проучване върху складовите операции установило, че внедряването на проста оптимизация, като подреждане на артикулите по честота на използване (колко често тези артикули са обект на манипулация), може да намали изминатото разстояние с 50% или повече в сравнение със случайна или лошо организирана система за съхранение.

The Effect of Warehouse Cross Aisles on Order Picking Efficiency от Petersen и Aase (International Journal of Production Research, 2004). Въпреки че фокусът е върху алеите, това и други подобни проучвания подчертават огромните ползи от правилното разположение и подреждане.

Извод: Намаляването на разстоянието за придвижване директно увеличава броя на поръчките, които един служител може да изпълни за единица време.

5. Финансовото въздействие: Обобщение

Консултантските фирми разглеждат неефективността в логистичния сектор, като я поставят във финансов контекст.

Доклад на McKinsey & Company за автоматизацията на складовете посочва, че „складовете могат да автоматизират над 60 процента от физическите дейности и над 70 процента от дейностите по обработка на данни“, подчертавайки огромния потенциал за подобряване на ефективността. Те също така отбелязват, че производителността на труда може да се увеличи с 20 до 40% с по-добри процеси и технологии.

• Извод: Проблемът е достатъчно сериозен и автоматизирането на складовата дейност представлява една от най-големите възможности за подобрение в целия сектор.

Статистиките потвърждават, че неправилното подреждане на стоките не е дребна неприятност, а сериозен и скъп оперативен проблем. Основните проблеми са:

1. Масово губене на време и труд: Времето за придвижване е най-големият двигател на разходите.

2. Обвързан капитал: „Изгубените“ запаси представляват значителен финансов разход.

3. Податливост на грешки: Лошата организация води до скъпи грешки.

Данните също така показват огромна възможност.

Внедряването на оптимизации за подреждането на стоките по честота на използване и коефициент на използване може да доведе до драматични подобрения в производителността и икономиите на разходи, количествено определени в горните изследвания. Ето защо тази област следва да е основен фокус за управлението на складове.

Очевидно от казаното до тук, използването на автоматизация и компютърни модели за оптимизиране на подредбата на складовото пространство предоставя при значително ниски инвестиции да се постигне сериозен икономически ефект. Не следва да се пропуска и възможността за увеличение на удовлетвореността на служителите в следствие на по-лесната работа, по-малкото физическа дейност и не на последно място намаление до минимум изхабяване на емоционална енергия в решаване на проблеми от тип „не открити артикули и грешно складирани“.

Стъпки в посока решение на гореспоменатите казуси:

1-ва стъпка: Визуализация

Всичко започва с това да осъзнаем проблема, а няма по-добър път към това от онагледяването. В много от съвременните ERP системи за управление на складовата дейност има вградени възможности за визуализация.

За съжаление, те рядко биват използвани, най-вече поради това, че не се разбира смисъла и значението. Затруднение представлява и липсата на зададени критерии и параметри. Лично аз не съм виждал зададена (дори след повече от 20 г опит в тази сфера) информация в софтуера за управление на складовата дейност за:

1. Размер на складовите клетки

2. Товароносимост

3. Достъпност и/или до колко е лесно за използване

4. Колко често се използва (манипулира) даден продукт

5. Степен на оползотворяване на складова клетка

6. Взаимо-свързани артикули

Радко биват използвани и информативни табла, които да онагледяват:

• Заетост на складовото пространство по складови клетки

• Оползотворяване на складовите клетки в зависимост от складираните продуктите

• Ефективност на използване на складовото стопанство – в зависимост от конкретната дефиниция за бизнес и склад. На пример: това може да бъде осреднената стойност за всички складови клетки на произведението от коефициента на честота на използване на продукта, складиран на тази клетка и коефициента на оползотворяване на пространството на самата клетка.

• Карта на складираните артикули по честота на тяхното използване

• Карта на честотата на манипулиране на дадена складова клетка

• Карта на откритите грешки по локации и/или по юзер, последно манипулирал артикула

И редица други.

2-ра стъпка: Оптимизация

След като вече сме на ясно, че значително може да подобрим начина по който се управлява складовото пространство и най-вече начина по който подрежда стоката на рафтовете остава въпроса как.

Първоначално на този въпрос се опитвах да дам решение, че сложно компютърни програми за оптимизация. След редица безсънни нощи и нерешени проблеми, осъзнах че вариантите са твърде много, за да ги конструира компютъра (и на практика често зацикля в безкрайно мислене) и че проблемът далеч не е линеен и трудно подлежи на оптимизация по общо известните начини.

Това почти ме обезсърчи, докато не си дадох сметка че не е необходимо склада да се оптимизира на 100% (т.е. да се намери възможно най-доброто подреждане измежду всички възможности). Напълно достатъчно е да се намери решение по-добро от над 80% спрямо всички възможности.

За целта е необходимо да се търси „здрава логика“ и да се използват параметри за „оползотворяване на пространството“, „честота на използване на артикула“ и „лесно-достъпност на складова клетка“